Verwerkers­overeenkomst

Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen jou als gebruiker van OffertAI (de verwerkingsverantwoordelijke) en Zavicom B.V., handelend onder de naam OffertAI, KvK 80564968, Gouverneur Houbenstraat 44, 6118CN Nieuwstadt (de verwerker). Ze hoort bij de algemene voorwaarden. Door akkoord te gaan met de voorwaarden ga je ook akkoord met deze overeenkomst. Ze geldt zolang je account bestaat.

Je voert in OffertAI gegevens van jouw klanten in om offertes en facturen te maken, te versturen en te laten ondertekenen. Wij verwerken die gegevens alleen om die dienst te leveren. Het gaat om:

• Betrokkenen: jouw klanten en hun contactpersonen.
• Gegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van offertes en facturen, opmerkingen die je klant zelf invult, en bij een digitaal akkoord de naam, datum, tijdstip en het IP-adres.
• Verwerkingen: opslaan, tonen aan jou en je klant, een offerte opstellen met AI, PDF's maken, een herinnering per e-mail sturen als jij daarom vraagt, en verwijderen.

Zet geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid) of BSN-nummers van je klanten in OffertAI. Daar is de dienst niet voor bedoeld.

We verwerken de gegevens van je klanten alleen zoals in deze overeenkomst staat en zoals jij via OffertAI aangeeft. We gebruiken ze niet voor eigen doelen, verkopen ze niet en benaderen je klanten niet zelf, behalve als jij daar in OffertAI om vraagt (zoals een herinnering per e-mail). Is een instructie van jou volgens ons in strijd met de AVG, dan laten we je dat weten.

Alleen wie het nodig heeft voor onderhoud of support kan bij de gegevens, en die personen zijn tot geheimhouding verplicht. We nemen passende maatregelen om de gegevens te beveiligen, waaronder:

• opslag in de EU (Frankfurt), versleuteld onderweg en in rust;
• afscherming per account in de database, zodat je alleen je eigen gegevens ziet;
• een niet te raden, persoonlijke link voor de offertepagina van je klant;
• beperking van het aantal aanvragen om misbruik te voorkomen;
• foutmeldingen zonder namen, e-mailadressen of cookies.

Voor de dienst schakelen we deze partijen in. Met elk van hen zijn afspraken gemaakt die minstens even streng zijn als deze overeenkomst:

• Supabase: database en bestandsopslag (EU, Frankfurt).
• Vercel: hosting van de app (EU, Frankfurt).
• Anthropic: het opstellen van offerte-inhoud met AI. Krijgt de klusbeschrijving en de naam en bedrijfsnaam van je klant, niet het e-mailadres, telefoonnummer of adres. Gebruikt de gegevens niet om modellen te trainen.
• Resend: het versturen van e-mails, zoals een herinnering aan je klant.
• Sentry: meldingen van technische fouten, zonder namen, e-mailadressen of cookies.
• Upstash: beperking van het aantal aanvragen.

Gaan gegevens buiten de EU, zoals naar de Verenigde Staten, dan gebeurt dat alleen met passende bescherming volgens de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen. Voegen we een subverwerker toe of vervangen we er een, dan melden we dat minstens 14 dagen vooraf per e-mail. Ben je het er niet mee eens, dan kun je je abonnement opzeggen en je account verwijderen voordat de wijziging ingaat.

Wil een klant van jou zijn gegevens inzien, laten aanpassen of laten wissen, dan kun je dat meestal zelf in OffertAI doen: gegevens aanpassen of de offerte verwijderen. Komt zo'n verzoek bij ons binnen, dan sturen we het naar jou door. Waar nodig helpen we je, bijvoorbeeld met een overzicht van de gegevens.

Ontdekken we een beveiligingsincident waarbij gegevens van je klanten betrokken zijn, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 48 uur nadat we het ontdekten, per e-mail aan het adres van je account. We vertellen wat er gebeurd is, welke gegevens het betreft, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. Jij beslist of het incident gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij je klanten. We helpen je daarbij met de informatie die we hebben.

Op je verzoek geven we de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat aan de AVG wordt voldaan, zoals een beschrijving van onze beveiliging en de lijst met subverwerkers. Een controle ter plaatse is mogelijk na overleg, op jouw kosten, maximaal één keer per jaar.

Je kunt je offertes en facturen altijd zelf als PDF downloaden. Verwijder je je account, dan wissen we de gegevens van je klanten meteen. Heb je 12 maanden geen abonnement en ben je in die tijd niet ingelogd, dan verwijderen we je account automatisch. Je krijgt 30 dagen en 7 dagen vooraf een mail. Eén keer inloggen is genoeg om je account te houden. Ook dan wissen we de gegevens van je klanten. In automatische back-ups kunnen ze nog korte tijd staan. Die worden vanzelf overschreven. Facturen moet je zelf 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst, dus download ze voordat je je account verwijdert.

Voor de aansprakelijkheid gelden de afspraken in de algemene voorwaarden. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Vragen? Mail naar info@offertai.nl.