Privacy
Privacybeleid
Hoe OffertAI omgaat met jouw gegevens. Kort en duidelijk.
1. Wie zijn wij
OffertAI is een handelsnaam van Zavicom B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80564968 (BTW-nummer: NL861718203B01), gevestigd aan de Gouverneur Houbenstraat 44, 6118CN Nieuwstadt. De dienst wordt aangeboden via www.offertai.nl. Voor de gegevens van jou als gebruiker (je account, je bedrijfsgegevens, je abonnement) is Zavicom B.V. de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor de gegevens van jouw klanten die je in OffertAI invoert, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Voor privacyvragen bereik je ons via info@offertai.nl.
2. Welke gegevens we verzamelen
Bij het aanmaken van een account leggen we je naam, e-mailadres en wachtwoord vast. Daarnaast slaan we de bedrijfsgegevens op die je zelf invult (bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN, adres, telefoonnummer, eigen logo) en de offertes en facturen die je in OffertAI maakt, inclusief klantgegevens (naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres), een eventuele opmerking van je klant bij een verzoek om aanpassing, en klant-akkoorden (naam, datum, tijdstip en IP-adres bij digitale ondertekening). Kwam je via een link van een advertentie of campagne van ons, dan noteren we bij je account welke campagne dat was (de utm-gegevens in die link). Daarvoor plaatsen we niets op je apparaat.
Om de dienst te laten werken en te verbeteren leggen we ook vast wanneer je inlogt en welke belangrijke stappen je zet, zoals je eerste offerte maken of je betaalmethode koppelen. Vul je een Belgisch BTW-nummer in, dan controleren we dat in het Europese BTW-register (VIES) en bewaren we de naam en het adres die het register teruggeeft. Vul je ons feedbackformulier in, dan bewaren we je antwoorden. Heb je je ooit op de wachtlijst gezet, dan bewaren we je naam en e-mailadres.
Probeer je OffertAI zonder account (op offertai.nl/start), dan sturen we de klus die je typt naar Anthropic om de offerte te maken. Wij bewaren die klus niet. Je eigen browser onthoudt de klus, zodat hij na aanmelden klaarstaat bij je eerste offerte. Om misbruik te beperken tellen we hoe vaak er vanaf een apparaat een offerte wordt gemaakt, met een versleutelde code van je IP-adres die na 24 uur vervalt. Laat je de offerte daar als PDF mailen, dan bewaren we je e-mailadres, de offerte die eruit kwam, een versleutelde code van je IP-adres en of je onze opvolgmails wil ontvangen. Die mails (3 in een week) krijg je alleen als je dat aanvinkt, en in elke mail kun je je afmelden.
Heb je vóór oktober 2026 de demo zonder account geprobeerd en daar de offerte als PDF aangevraagd, dan bewaren we je e-mailadres, de demo-offerte, je IP-adres en of je onze mails wil ontvangen.
Stel je een vraag aan Sam, de digitale assistent op de website en in de app, dan bewaren we je vraag en het antwoord. Ben je ingelogd, dan koppelen we het gesprek aan je account. We gebruiken de gesprekken om de antwoorden van Sam te verbeteren. Je IP-adres slaan we daarbij niet op.
Laat je de uitkomst van een gratis rekentool mailen (zoals de uurtarief-calculator), dan bewaren we je e-mailadres, de getallen die je invulde, de uitkomst en of je onze tips wil ontvangen. We sturen je de uitkomst, en alleen als je het vinkje aanzet daarna 3 tips. Je IP-adres slaan we daarbij niet op.
Om de dienst te laten werken en te verbeteren leggen we ook vast wanneer je inlogt en welke belangrijke stappen je zet, zoals je eerste offerte maken of je betaalmethode koppelen. Vul je een Belgisch BTW-nummer in, dan controleren we dat in het Europese BTW-register (VIES) en bewaren we de naam en het adres die het register teruggeeft. Vul je ons feedbackformulier in, dan bewaren we je antwoorden. Heb je je ooit op de wachtlijst gezet, dan bewaren we je naam en e-mailadres.
Probeer je OffertAI zonder account (op offertai.nl/start), dan sturen we de klus die je typt naar Anthropic om de offerte te maken. Wij bewaren die klus niet. Je eigen browser onthoudt de klus, zodat hij na aanmelden klaarstaat bij je eerste offerte. Om misbruik te beperken tellen we hoe vaak er vanaf een apparaat een offerte wordt gemaakt, met een versleutelde code van je IP-adres die na 24 uur vervalt. Laat je de offerte daar als PDF mailen, dan bewaren we je e-mailadres, de offerte die eruit kwam, een versleutelde code van je IP-adres en of je onze opvolgmails wil ontvangen. Die mails (3 in een week) krijg je alleen als je dat aanvinkt, en in elke mail kun je je afmelden.
Heb je vóór oktober 2026 de demo zonder account geprobeerd en daar de offerte als PDF aangevraagd, dan bewaren we je e-mailadres, de demo-offerte, je IP-adres en of je onze mails wil ontvangen.
Stel je een vraag aan Sam, de digitale assistent op de website en in de app, dan bewaren we je vraag en het antwoord. Ben je ingelogd, dan koppelen we het gesprek aan je account. We gebruiken de gesprekken om de antwoorden van Sam te verbeteren. Je IP-adres slaan we daarbij niet op.
Laat je de uitkomst van een gratis rekentool mailen (zoals de uurtarief-calculator), dan bewaren we je e-mailadres, de getallen die je invulde, de uitkomst en of je onze tips wil ontvangen. We sturen je de uitkomst, en alleen als je het vinkje aanzet daarna 3 tips. Je IP-adres slaan we daarbij niet op.
3. Waarom we deze gegevens verzamelen
We gebruiken je gegevens om je account te beheren, offertes en facturen te maken met AI en de dienst te verbeteren. Offertes en facturen verstuur je zelf, via je eigen mail of WhatsApp. Alleen een herinnering per e-mail (vanaf Pro) sturen wij namens jou naar je klant. Voor het opstellen van een offerte sturen we de beschrijving van de klus, je prijslijst en de naam en bedrijfsnaam van je klant naar Anthropic, niet het e-mailadres, telefoonnummer of adres van je klant. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen. Het IP-adres van een klant wordt uitsluitend vastgelegd bij een digitale akkoordverklaring op een offerte en dient als juridisch bewijs van de overeenkomst. We gebruiken je gegevens niet voor profilering en niet om je advertenties op maat te tonen. Met jouw toestemming meten we wel of een bezoek via een van onze advertenties binnenkwam (zie Cookies).
4. Hoe we gegevens opslaan
Alle gegevens worden opgeslagen bij Supabase in de EU-regio (Frankfurt), versleuteld onderweg (TLS) en versleuteld in rust. De applicatie zelf draait op Vercel, in de regio Frankfurt (EU). Toegang tot productiedata is beperkt tot wie het strikt nodig heeft voor onderhoud of support.
6. Delen met derden
We verkopen geen data. We werken wel met een aantal partijen die nodig zijn voor de werking van OffertAI:
- Supabase, voor database, authenticatie en bestandsopslag (EU-servers).
- Vercel, voor het hosten van de website en de app.
- Resend, voor het versturen van e-mails vanuit OffertAI (accountmail, meldingen en herinneringen).
- Anthropic, voor het opstellen van offerte-inhoud met AI en voor de antwoorden van Sam, de digitale assistent.
- Mollie, voor betalingen en het abonnement.
- Sentry, voor meldingen van technische fouten in de app. Zonder IP-adres, cookies of e-mailadres (EU-servers).
- Upstash, om misbruik te voorkomen (het aantal aanvragen per gebruiker of IP-adres beperken).
- Google, voor het meten van advertenties, alleen als je daar toestemming voor gaf (zie Cookies).
- Meta (Facebook en Instagram), voor het meten van advertenties en om onze advertentie opnieuw te tonen, alleen als je daar toestemming voor gaf (zie Cookies).
- Europese Commissie (VIES), voor de controle van Belgische BTW-nummers. Alleen het BTW-nummer gaat daarheen.
Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Gaan gegevens buiten de EU, zoals naar de Verenigde Staten, dan gebeurt dat alleen onder passende bescherming volgens de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.
7. Bewaartermijn
- Zolang je account bestaat bewaren we je account, bedrijfsgegevens, offertes, facturen en klantgegevens.
- Zeg je je abonnement op, of loopt je proefperiode af zonder abonnement, dan blijven je gegevens bewaard, zodat je je offertes en facturen kunt blijven bekijken en downloaden en later verder kunt. Wil je dat alles meteen gewist wordt, verwijder dan je account.
- Na 12 maanden zonder abonnement en zonder inloggen verwijderen we je account automatisch, op dezelfde manier als wanneer je het zelf verwijdert. Je krijgt 30 dagen en 7 dagen vooraf een mail. Eén keer inloggen is genoeg om je account te houden.
- Verwijder je je account (onderaan Pakket en betaling), dan wissen we meteen je account, offertes, facturen, klantgegevens, prijslijst, logo, voorwaarden en gesprekken met Sam. In automatische back-ups kunnen gegevens nog korte tijd staan. Die worden vanzelf overschreven.
- Facturen die wij jou sturen voor je abonnement bewaren we 7 jaar, ook na het verwijderen van je account. Dat is wettelijk verplicht (fiscale bewaarplicht).
- Een akkoord van je klant (naam, tijdstip en IP-adres) bewaren we zolang de offerte bestaat. Verwijder je de offerte of je account, dan verdwijnt ook het akkoord.
- Gesprekken met Sam worden na 90 dagen automatisch gewist. Aanvragen uit de rekentools na 180 dagen.
- Gegevens uit de demo (e-mailadres, demo-offerte en IP-adres of de versleutelde code ervan) worden 180 dagen na de aanvraag automatisch gewist. Gegevens van de wachtlijst bewaren we tot je je afmeldt of ons vraagt ze te wissen.
- Betaalgegevens bewaart Mollie zelf, volgens de wettelijke regels die voor betaaldiensten gelden.
8. Jouw rechten
Onder de AVG/GDPR heb je het recht op inzage, correctie, verwijdering en gegevensoverdraagbaarheid van je persoonsgegevens. Stuur een verzoek naar info@offertai.nl en we reageren binnen 30 dagen. Heb je een klacht? Dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Mails en doorverkoop
Heb je een account, dan sturen we je tijdens de proefperiode een paar mails met uitleg over OffertAI. Heb je eerder de demo geprobeerd, dan kreeg je alleen mails van ons als je daar zelf voor koos. Vraag je de uitkomst van een rekentool op, dan krijg je die ene mail, en alleen met het vinkje aan daarna 3 tips. Onder deze mails staat altijd een link om je met één klik af te melden. We verkopen je gegevens niet door.
Vragen over dit beleid? Neem contact op.