Zonder algemene voorwaarden val je bij een conflict terug op je offerte alleen. Zo zet je een vangnet neer voor betaling, meerwerk, uitloop en garantie.
Je rondt een buitenklus af. Twee weken uitloop door regen, drie dagen extra schuurwerk omdat de kozijnen slechter bleken dan gedacht. De klant weigert de laatste factuur: daar was toch niets over afgesproken? Je bladert door je offerte en ziet dat hij gelijk heeft. Er staat niets.
Precies daarvoor heb je algemene voorwaarden. Niet als juridisch behang, maar als vangnet voor situaties die je in de praktijk steeds opnieuw tegenkomt.
Waarom je er als zzp'er niet zonder kunt
Veel schilders denken dat algemene voorwaarden iets zijn voor grote bedrijven met een jurist op kantoor. Het omgekeerde is waar. Juist als eenmanszaak kun je één wanbetaler of één schadeclaim slecht opvangen.
Je voorwaarden regelen alles wat je niet bij elke klus opnieuw wilt uitonderhandelen: betaling, meerwerk, uitloop, aansprakelijkheid, garantie. In de offerte zelf zet je alleen wat per klus verschilt, zoals de prijs en het werk.
Je stelt ze dus één keer goed op, en daarna beschermen ze je bij elke klus die je aanneemt.
De geldigheid van je offerte
Verfprijzen veranderen en je agenda loopt vol. Een klant die na vier maanden alsnog akkoord geeft op een oude prijs, kan je geld kosten. Jij zit dan vast aan een bedrag dat allang niet meer klopt.
Zet daarom in je voorwaarden hoelang een offerte geldig is. Dertig dagen is gebruikelijk. Wil de klant daarna alsnog, dan maak je een nieuwe offerte met actuele prijzen.
Een vervaldatum op elke offerte voorkomt dat oude prijzen je maanden later achtervolgen.
Betaling: termijn, aanbetaling en rente
Spreek een duidelijke betalingstermijn af, bijvoorbeeld 14 dagen na factuurdatum. Zet er ook in dat je bij grotere klussen in termijnen werkt of een aanbetaling vraagt, bijvoorbeeld bij de start van het werk voor de materiaalkosten.
Betaalt de klant te laat, dan mag je wettelijke rente rekenen. Voor particuliere klanten is dat in 2026 4 procent per jaar, voor zakelijke klanten geldt een hogere handelsrente. Deze percentages worden regelmatig aangepast, controleer dus het actuele tarief voordat je ze in een aanmaning zet.
Hoe concreter je betalingsafspraken op papier staan, hoe sterker je staat als het misgaat, bijvoorbeeld op het moment dat je alsnog moet aankloppen met een aanmaning en incassokosten bij een niet-betalende klant.
Meerwerk: alleen na akkoord
Houtrot achter de verflaag, een extra deur die er "ook wel even bij kan". Meerwerk is bij schilderwerk eerder regel dan uitzondering.
Zet in je voorwaarden dat meerwerk apart wordt berekend en dat je pas begint na akkoord van de klant. Een kort bericht met de prijs en een akkoord terug is al veel waard als bewijs. Zo voorkom je achteraf discussie over uren die er "toch gewoon bij hoorden".
De regel is simpel: geen meerwerk zonder akkoord vooraf, en dat akkoord leg je vast.
De bedenktijd van 14 dagen
Tekent een particuliere klant de opdracht bij hem thuis, of geeft hij op afstand akkoord, dan heeft hij wettelijk 14 dagen bedenktijd. In die periode mag hij kosteloos van de overeenkomst af.
Je bent verplicht de klant hierover te informeren. Doe je dat niet, dan kan de bedenktijd fors worden verlengd. Wil de klant dat je binnen die 14 dagen al begint, vraag hem daar dan uitdrukkelijk en schriftelijk mee in te stemmen. Ook deze regels kunnen per jaar wijzigen, dus controleer af en toe de actuele stand.
Meld de bedenktijd standaard in je voorwaarden of offerte: dat beschermt jou net zo goed als de klant.
Weer, planning en uitloop
Buitenschilderwerk en het Nederlandse weer botsen geregeld. Bij regen, vorst of een te hoge luchtvochtigheid kun je niet verantwoord doorwerken, en dat kost dagen.
Neem daarom op dat opgegeven termijnen een inschatting zijn en dat uitloop door weersomstandigheden geen grond is voor schadevergoeding of korting. Zet er ook in dat je bij uitloop op tijd contact opneemt over een nieuwe planning, want dat verwacht de klant terecht van je.
Wie uitloop door weer vooraf regelt, hoeft er achteraf niet over te onderhandelen.
Aansprakelijkheid en garantie
Een omgevallen pot verf op een parketvloer kan duurder uitpakken dan de hele klus. Beperk je aansprakelijkheid daarom tot het bedrag dat je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering uitkeert, en sluit indirecte schade uit, zoals gederfde huurinkomsten. Let wel op: tegenover particulieren mag je niet alles wegstrepen, onredelijke bepalingen kan een rechter schrappen.
Beschrijf daarnaast wat je garandeert en hoelang. Bijvoorbeeld garantie op loslatend werk door een fout in de uitvoering, maar niet op schade door houtrot, optrekkend vocht of achterstallig onderhoud door de klant zelf.
Beperk dus wat je redelijkerwijs kunt beperken, en wees helder over wat wel en niet onder je garantie valt.
Zo zorg je dat je voorwaarden ook echt gelden
De beste voorwaarden zijn waardeloos als je ze verkeerd gebruikt. De wet eist dat je ze aan de klant geeft vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Eén zinnetje "onze voorwaarden zijn van toepassing" is niet genoeg als de klant ze nooit heeft ontvangen. Dan kan hij ze later van tafel vegen.
Stuur ze daarom standaard mee met elke offerte, als bijlage of als duidelijke koppeling, en verwijs ernaar in de offertetekst. Geeft de klant daarna digitaal akkoord op je offerte, dan gelden ze voor de hele klus.
Meesturen met de offerte, elke keer opnieuw: anders heb je er niets aan.
Offerte en voorwaarden in één keer goed geregeld
Met OffertAI beschrijf je de klus in gewone taal, waarna de AI rekent met jouw eigen prijslijst en uurtarief. De offerte gaat als PDF via WhatsApp of e-mail naar de klant, die digitaal akkoord geeft, met naam, datum en tijdstip vastgelegd. Elke regel van de offerte kun je achteraf aanpassen, en het btw-tarief stel je per offerte in op 0, 9 of 21 procent. Je probeert het 14 dagen gratis en registreert zonder betaalgegevens.
Wil jij ook offertes maken in 2 minuten? Probeer OffertAI — 14 dagen gratis, zonder verplichtingen.
Bekijk de prijzen →