Klant betaalt niet: zo krijg je je geld alsnog binnen

De steigers staan alweer bij de volgende klus, de kozijnen van vorige maand glimmen nog na, en je factuur van 2.400 euro staat er al vijf weken op. Je hebt één keer een appje gestuurd. Daar bleef het bij, want je had het druk.

Herkenbaar. En vervelend, want jij hebt de verf en de uren al voorgeschoten. Hieronder staat wat je stap voor stap kunt doen, en wat je er wettelijk bij mag rekenen.

Controleer eerst je eigen papierwerk

Voordat je gaat aanmanen, kijk je naar wat je zelf hebt vastgelegd. Staat er een betaaltermijn op de factuur? Is er akkoord op de offerte, met datum? Is het werk opgeleverd en gezien?

Heb je geen termijn afgesproken, dan geldt in de praktijk dertig dagen na ontvangst van de factuur. Zonder aantoonbaar akkoord op de prijs wordt het lastiger, want dan gaat de discussie al snel over wat er precies afgesproken was, en bij werk dat onderweg is bijgekomen wil je kunnen terugvallen op de manier waarop je meerwerk als schilder vastlegt voordat je eraan begint.

Conclusie: begin met je dossier. Offerte, akkoord, opleverdatum en factuur bij elkaar. Klopt dat rijtje, dan sta je sterk.

Bel eerst, mail daarna

Een telefoontje werkt beter dan een mail. Je hoort meteen of er iets anders speelt: een klacht over het werk, een klant die zelf krap zit, of gewoon een factuur die tussen de post is verdwenen.

Zit er een klacht achter, dan wil je dat weten voordat er brieven over en weer gaan. Een halfuur nawerk is meestal goedkoper dan een incassotraject.

Spreek af wanneer er betaald wordt en bevestig dat kort per mail of WhatsApp. Zo heb je het zwart op wit.

Conclusie: bel binnen een week na het verstrijken van de termijn en leg de afspraak daarna schriftelijk vast.

De aanmaning: bij particulieren geldt een vaste regel

Betaalt de klant nog steeds niet, dan stuur je een aanmaning. Bij een particuliere klant moet dat een zogenoemde veertiendagenbrief zijn.

Daarin geef je de klant veertien dagen de tijd, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief. Je noemt in die brief ook het exacte bedrag aan incassokosten dat je gaat rekenen als er niet betaald wordt.

Doe je dat niet, of noem je een verkeerd bedrag, dan mag je die incassokosten later niet alsnog optellen. Rechters zijn daar streng in.

Bij een zakelijke klant, bijvoorbeeld een aannemer, hoeft die veertiendagenbrief niet. Daar mag je de incassokosten direct rekenen zodra de betaaltermijn voorbij is.

Conclusie: particulier krijgt eerst een correcte veertiendagenbrief, zakelijk niet.

Wat je er wettelijk bij mag rekenen

Twee posten: rente en incassokosten.

De wettelijke rente voor particuliere klanten staat sinds 1 januari 2026 op 4 procent per jaar. Voor zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente, sinds 1 juli 2026 10,4 procent per jaar. Beide percentages worden periodiek bijgesteld, dus controleer ze als je ze in een brief zet.

Reken je factuur van 2.400 euro door bij een particulier: 4 procent per jaar is 96 euro, dus over dertig dagen te laat kom je uit op 7,89 euro. Weinig, en dat klopt.

De incassokosten zijn een stuk zwaarder. Die volgen een vaste staffel:

• 15 procent over de eerste 2.500 euro
• 10 procent over de volgende 2.500 euro
• 5 procent over de 5.000 euro daarboven
• Minimum van 40 euro

Over die 2.400 euro is dat 15 procent, dus 360 euro. Over een zakelijke factuur van 6.000 euro kom je uit op 375 plus 250 plus 50, samen 675 euro. Daar komt bij 10,4 procent handelsrente, wat over zestig dagen 102,58 euro is.

Conclusie: de rente stelt op korte termijn weinig voor, de incassokosten wel. Noem ze daarom altijd concreet in je aanmaning.

Incassobureau of rechter

Levert de aanmaning niets op, dan zijn er twee routes. Een incassobureau neemt het traject over en werkt vaak op basis van de incassokosten die je toch al mocht doorbelasten. Vraag vooraf wat er bij jou blijft liggen als het niets oplevert.

De andere route is de kantonrechter. Die behandelt geldvorderingen tot en met 25.000 euro. Je betaalt griffierecht: als bedrijf 397 euro bij een vordering tussen 1.500 en 2.500 euro, en 529 euro tussen 2.500 en 5.000 euro. Ook die tarieven veranderen per jaar.

Win je, dan wordt een deel van die kosten meestal op de klant verhaald. Zeker is dat nooit, en bij een klant die echt geen geld heeft schiet je er weinig mee op.

Let op de verjaring. Een vordering voor uitgevoerd werk verjaart in principe na vijf jaar. Een aanmaning waarin je je recht op betaling duidelijk voorbehoudt, zet die termijn opnieuw op nul.

Conclusie: kies het incassobureau bij kleinere bedragen en de rechter als je zeker weet dat er verhaal mogelijk is.

Voorkomen scheelt het meeste werk

De meeste wanbetalers zijn te ondervangen voordat je begint. Werk met een aanbetaling bij grotere klussen. Factureer in termijnen als het werk langer dan twee weken duurt.

Zorg dat je een akkoord op de offerte hebt met naam, datum en tijdstip, precies wat je vastlegt met een digitaal akkoord op je offerte als schilder, want een mondelinge "ga maar beginnen" is geen bewijs als het later spannend wordt.

En zet je betaaltermijn en je incassoafspraken in je algemene voorwaarden, die je bij de offerte meestuurt.

Conclusie: een vastgelegd akkoord en een aanbetaling halen het grootste deel van het risico er vooraf uit.

Hoe OffertAI hierbij helpt

Bij OffertAI beschrijf je de klus in gewone taal. De AI rekent met je eigen prijslijst en je eigen uurtarief, en je stuurt de offerte als PDF via WhatsApp of e-mail.

De klant geeft digitaal akkoord. Naam, datum en tijdstip worden vastgelegd, zodat je later kunt aantonen wat er is afgesproken. Elke regel van de offerte pas je achteraf nog aan.

Het btw-tarief stel je per offerte in op 0, 9 of 21 procent. Eén tarief per offerte, een gemengd tarief binnen dezelfde offerte kan niet.

Je probeert het 14 dagen gratis en registreert zonder betaalgegevens. Daarna kost Starter 29,95 per maand voor 10 offertes, Pro 49,95 voor 25 offertes en Enterprise 79,95 voor onbeperkt, allemaal exclusief btw.

Probeer de demo

Wil jij ook offertes maken in 2 minuten? Probeer OffertAI — 14 dagen gratis, zonder verplichtingen.