Wanneer volg je een offerte op als schilder?
Stilte na een offerte betekent lang niet altijd nee. Vaak heeft de klant hem gelezen en wacht hij op een tweede of derde offerte, of moet hij thuis nog overleggen. Neem jij als eerste vriendelijk contact op, dan blijf je beter hangen dan de schilder die wacht. Met opvolgen laat je zien dat je de klus wilt en dat je bereikbaar bent.
Houd dit ritme aan. Het gaat uit van een offerte die 30 dagen geldig is. Is jouw termijn korter of langer, schuif dan mee.
- Dag 0, bij het versturen: zeg wanneer je contact opneemt.
- Dag 2 of 3: kort belletje of bericht. Is de offerte goed aangekomen en zijn er vragen?
- Dag 7 tot 10: tweede contact met iets nieuws, zoals een antwoord op een vraag, een kleuradvies of een concrete planningsweek.
- Week vier, een paar dagen voordat de offerte verloopt: laatste bericht. Daarna stop je.
Offerte opvolgen begint bij de opname
Het makkelijkste opvolgmoment regel je al aan de keukentafel. Vraag bij de opname: “Wanneer wil je beslissen, en vraag je ook bij andere schilders een offerte op?” Dan weet je of je over drie dagen of over twee weken moet bellen. En de klant verwacht je telefoontje, dus het voelt niet als een verrassing.
Zet het ook in het bericht waarmee je de offerte stuurt. Eén zin is genoeg: “Hierbij de offerte voor het schilderwerk aan de kozijnen. Ik bel je donderdag even om te horen of alles duidelijk is. Eerder vragen? App gerust.”
Hoe duidelijker de offerte zelf, hoe minder vragen er later komen. Staan lagen, voorbehandeling en planning er goed in, dan gaat je opvolggesprek over de beslissing en niet over uitleg.
Bellen of appen: wat werkt bij welke klant
Bellen werkt het best bij het eerste contact na de offerte. Je hoort meteen of er twijfel is, en waarover. Een vraag over de prijs of de planning los je in een gesprek van vijf minuten op. Via de app ben je daar soms een dag mee bezig.
Zo kun je het gesprek openen: “Hoi [naam], met [jouw naam], de schilder van de kozijnen. Ik bel even, zoals beloofd. Heb je de offerte kunnen lezen? Waar twijfel je nog over: de prijs, de planning of de kleur?”
Daarna luister je vooral. Wat de klant noemt, is het punt waar je het gesprek over voert.
Appen werkt beter als de klant overdag werkt en niet opneemt, of als hij zelf ook via WhatsApp contact zocht. Een appje leest hij in de pauze en beantwoordt hij wanneer het hem uitkomt. Mail past bij zakelijke klanten, zoals een VvE-beheerder of een kantoor, en bij alles wat je zwart op wit wilt hebben.
Een praktische regel: bel eerst. Neemt de klant niet op, stuur dan meteen een appje: “Hoi [naam], ik belde je net even over de offerte voor het schilderwerk. Bel of app gerust terug als het je uitkomt.” Bel particulieren niet tijdens het eten en niet in het weekend, tenzij ze dat zelf voorstelden. Tussen de middag of na het eten, rond half acht, is voor veel klanten een goed moment.
Offerte opvolgen in de app: drie berichten
Elk bericht is kort, stelt één concrete vraag en maakt het makkelijk om te antwoorden. Ook met nee. Vul zelf de naam, de klus en de datum in.
Bericht 1, na 2 of 3 dagen: “Hoi [naam], je hebt maandag de offerte voor de kozijnen gekregen. Zijn er punten waar je over twijfelt, bijvoorbeeld de kleur of wanneer ik kan beginnen? Dan bel ik je even. Groet, [jouw naam]”
Bericht 2, na 7 tot 10 dagen: “Hoi [naam], ik ben mijn planning voor [maand] aan het maken. De week van [datum] heb ik nog vrij voor jouw binnenwerk. Zal ik die voor je vasthouden, of past later beter?” Noem alleen een week die je echt kunt vasthouden.
Bericht 3, een paar dagen voor de offerte verloopt: “Hoi [naam], de offerte voor het schilderwerk is nog geldig tot [datum]. Ik hoor graag of je ermee verder wilt. Is het voor nu niks, dan is dat ook prima. Laat het me even weten, dan sluit ik hem af.”
Wat je niet stuurt: “Heb je mijn offerte al bekeken?” Daar kan de klant ja op zeggen en verder niks. Vraag naar iets concreets: twijfelpunten, planning of kleur. En een duidelijke nee is meer waard dan weken wachten, want dan kun je die week anders vullen.
Waarom de klant twijfelt en wat je dan zegt
Hoor je twijfel, vraag dan eerst waar die over gaat. Bij schilderwerk hoor je vaak dezelfde redenen, en voor elk heb je een antwoord dat het gesprek weer op gang brengt.
- Een goedkopere offerte. Vraag of je de offertes samen naast elkaar mag leggen. Kijk naar het aantal lagen, de voorbehandeling, houtrotherstel en wat er niet in staat. Zak niet zomaar in prijs. Hoe je dat gesprek voert, lees je in wat je zegt als de klant korting wil.
- Kleur nog niet gekozen. Bied aan om een kleurwaaier langs te brengen of een geschilderd plankje te laten zien. Een proefvlak op de muur kan ook, maar dat kost tijd en materiaal. Je zit weer aan tafel en helpt de klant over het lastigste punt heen.
- Buitenwerk liever in het voorjaar. Dat hoor je in het najaar vaak. Vraag of je hem alvast mag inplannen voor april of mei, en zeg erbij dat je dan een nieuwe offerte stuurt met de prijzen van dat moment. Waarom buitenwerk nu lastiger wordt, lees je in buiten schilderen in het najaar.
- Eerst overleggen met partner of VvE. Bied aan om een keer langs te komen als beiden thuis zijn. Bij een VvE vraag je al bij de opname wanneer de vergadering is en bel je de dag erna. Valt die na de geldigheid van je offerte, stuur dan na de vergadering een nieuwe.
- Een onduidelijke post. Een stelpost voor houtrot of een regel als voorbehandeling roept vragen op. Leg het in twee zinnen uit en stuur zo nodig een aangepaste versie.
- Vraagt de klant om een aanpassing? Stuur de aangepaste versie dezelfde dag en bel twee dagen later opnieuw. Dat is een natuurlijk opvolgmoment: de klant is al bijna om.
Een opvolglijst: zo vergeet je geen offerte
Opvolgen gaat meestal mis omdat het erbij inschiet, niet omdat je het niet wilt. Na een dag op de steiger denk je niet meer aan de offerte van vorige week. Een vaste lijst lost dat op.
Noteer per offerte vier dingen: klant en klus, de datum van versturen en tot wanneer hij geldig is, de volgende actie met datum, en wat de klant zei. Bijvoorbeeld: “Kozijnen voorzijde Dorpsstraat, verstuurd 5 oktober, geldig tot 4 november, donderdag bellen, wacht op tweede offerte.”
Kijk elke ochtend vijf minuten in je lijst, in je bus voordat je begint. Een schrift, een notitie op je telefoon of een spreadsheet: alles werkt, als je hem maar elke dag opent. Zet de volgende actie meteen in je agenda, dan krijg je vanzelf een seintje.
Werk je met OffertAI, dan staan verzonden offertes zonder reactie na 3 dagen op je dashboard onder Actie nodig. Vanaf het Pro-pakket stuur je daar een herinnering via WhatsApp of e-mail. Vraagt een klant via de offerte om een aanpassing, dan zie je dat daar ook, en weet je waar je gesprek over moet gaan.
Nee of geen reactie: netjes afsluiten
Krijg je een nee, bedank dan kort en vraag één ding: “Mag ik vragen waarom? Dan leer ik ervan.” Te duur, te laat beschikbaar, offerte niet duidelijk: hoor je hetzelfde antwoord vaker, dan weet je wat je moet aanpassen.
Geen reactie na het derde bericht? Zet de offerte op afgewezen en stop met opvolgen. Bewaar wel de gegevens van de klant. Wie nu niet koos, belt soms een jaar later terug of staat open voor een berichtje in het voorjaar.
Wil een klant pas na de geldigheid toch verder, stuur dan een nieuwe offerte in plaats van de oude prijs te laten staan. Je planning en de materiaalprijzen kunnen intussen veranderd zijn. Gaat hij akkoord, regel dat dan meteen goed vast met een digitaal akkoord op je offerte.