Wat moet er in een offerte schilderwerk voor een VvE?
Het bestuur moet je offerte kunnen uitleggen aan de andere eigenaren en naast andere offertes kunnen leggen. Daarom schrijf je hem op per gevel en per onderdeel, met aantallen. Een totaalbedrag met "buitenschilderwerk complex" erboven maakt het bestuur niets wijzer.
Dit hoort er in elke VvE-offerte in:
- Naam van de VvE, het adres van het complex en wie namens de VvE je aanspreekpunt is.
- De werkzaamheden per gevel (voor, achter, zijgevels) en per onderdeel: kozijnen, ramen, deuren, boeidelen, balkonhekken, trappenhuis.
- Aantallen per onderdeel, zodat het bestuur kan narekenen en vergelijken.
- Per onderdeel de voorbehandeling en het aantal lagen.
- Steiger, hoogwerker of ladderwerk als aparte post.
- Stelposten voor wat je nog niet kunt zien, zoals houtrot.
- Wat niet is inbegrepen, bijvoorbeeld de privédelen van eigenaren of glas.
- Planning in weken, met een voorbehoud voor het weer.
- Betaaltermijnen, BTW, geldigheid en je voorwaarden.
- Je garantie op het werk en de voorwaarden daarvan, en je bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.
- Je KvK-nummer en eventueel complexen waar je eerder werkte.
Eerst uitzoeken: wie is je opdrachtgever en wie beslist?
Bij een VvE praat je met een bestuurslid, een technische commissie of een beheerder. Vraag na of die zelf beslist, of dat het bestuur of de algemene ledenvergadering (ALV) het besluit neemt. Vraag bij het eerste contact daarom ook wanneer de ALV is waarin het besluit valt, en tegen hoeveel andere schilders je staat.
Vraag ook of er een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is en welke onderdelen daarin dit jaar op de planning staan. Dan weet je wat het bestuur verwacht en kun je je offerte op dezelfde onderdelen indelen. Wijk je af, bijvoorbeeld omdat de achtergevel nog prima is, zeg dat dan in de offerte met de reden erbij.
Vraag na wie namens de VvE mag tekenen. Dat staat in de splitsingsakte of het huishoudelijk reglement en verschilt per vereniging. Twijfel je bij een grote opdracht, laat het dan nakijken door een jurist.
De opname bij een VvE: gevel voor gevel, onderdeel voor onderdeel
Een complex opnemen is meer werk dan een woning. Loop elke gevel apart en tel per onderdeel. Maak per gevel foto's en noteer bij elk kozijn met schade een nummer of verdieping, zodat je het later terugvindt. Hoe je een opname in één keer goed doet, lees je in opname schilderwerk: zo doe je hem in één keer goed.
Let op wat van wie is. Bij het ene complex horen de kozijnen bij de gemeenschappelijke delen, bij het andere zijn ze van de eigenaar zelf. Dat verschilt per splitsingsakte. Vraag het bestuur om het zwart op wit, anders reken je werk mee dat de VvE niet betaalt.
Check ook de bereikbaarheid. Kun je overal bij met een rolsteiger of hoogwerker, of is er een gevelsteiger nodig? Waar kan een steiger staan, is er een binnenplaats, moet er een vergunning voor de stoep komen? Dat laatste vraag je na bij de gemeente of laat je regelen door de steigerbouwer.
Rekenvoorbeeld: een complex met 12 appartementen
Een voorbeeld met verzonnen aantallen. Een complex van drie verdiepingen met 12 appartementen. Volgens het MJOP zijn dit jaar de kozijnen, balkondeuren en twee entreedeuren van het trappenhuis aan de beurt. Bij de opname tel je 36 raamkozijnen, 12 balkondeuren met kozijn en 2 entreedeuren. De voor- en achtergevel doe je vanaf een gevelsteiger van een steigerbouwer, de entreedeuren in het trappenhuis kunnen zonder steiger.
Je rekent met je eigen tempo. In dit voorbeeld: 3 uur per raamkozijn (schuren, bijwerken, grondverf op kale plekken, 2 lagen aflak), 4 uur per balkondeur met kozijn en 5 uur per entreedeur. Dat is 36 x 3 = 108 uur, 12 x 4 = 48 uur en 2 x 5 = 10 uur. Samen 166 uur.
Daar komt werk bij dat je bij een woning niet hebt. Reken in dit voorbeeld 8 uur voor overleg met het bestuur, de bewonersbrief en het maken van afspraken voor balkons. Plus 6 uur voor de opleverronde en het herstellen van punten. Dan kom je op 180 uur.
Met twee schilders van 8 uur per dag maak je 16 uur per dag. 180 gedeeld door 16 is 11,25, dus 12 werkdagen. Reken voor regen en kou een paar dagen marge in je planning, niet in je uren. Je zet dus geen 12 dagen in de planning maar bijvoorbeeld drie weken.
Materiaal reken je per onderdeel uit: hoeveel lagen, hoeveel verf per kozijn en deur, en wat je nodig hebt aan vulmiddel en grondverf. Hoe je dat aanpakt, lees je in hoeveel verf je nodig hebt per m2. De steiger zet je er los bij. Vraag de steigerbouwer om een prijs per week: met 12 werkdagen plus marge staat hij er in dit voorbeeld drie weken. Voor houtrot neem je een stelpost op: in dit voorbeeld 6 uur reparatie plus materiaal.
Zo bouw je de offerte op zodat het bestuur offertes kan vergelijken
Zet de onderdelen in dezelfde volgorde als het MJOP of de aanvraag van het bestuur. Dan kunnen ze jouw offerte regel voor regel naast die van een ander leggen. Zet per regel het aantal, het werk en het bedrag. Geef je alleen een totaal, dan kan het bestuur je offerte niet goed vergelijken.
Houtrot zie je vaak pas als je gaat schuren. Hoe je de stelpost formuleert en verrekent, lees je in een stelpost houtrot in je offerte opnemen en verrekenen. In OffertAI zet je zo'n post als "Bedrag dat nog niet vaststaat".
Duurt een VvE-klus een paar weken, spreek dan betaling in termijnen af, bijvoorbeeld een deel bij de start, een deel halverwege en de rest na oplevering. Zet die termijnen in je offerte, zodat de penningmeester ze in de begroting kan zetten.
Voor het BTW-tarief geldt hetzelfde principe als bij een woning. Bij woningen ouder dan twee jaar kan 9% gelden op het arbeidsloon, materiaal blijft 21%. Wanneer welk tarief geldt, lees je in BTW op schilderwerk: 9% of 21%. Laat je boekhouder checken of het klopt voor dit complex, ook voor gemeenschappelijke delen zoals het trappenhuis. Vraag het bestuur ook of het de BTW kan terugvragen: kan dat niet, dan vergelijkt het jouw offerte op het bedrag inclusief BTW.
Zo ziet de opbouw eruit met de aantallen uit het rekenvoorbeeld. Achter elke regel komt jouw bedrag:
- Voorgevel, raamkozijnen: 18 stuks. Schuren, bijwerken, grondverf op kale plekken, 2 lagen aflak.
- Achtergevel, raamkozijnen: 18 stuks. Zelfde werk als de voorgevel.
- Achtergevel, balkondeuren met kozijn: 12 stuks. Schuren, bijwerken, grondverf op kale plekken, 2 lagen aflak.
- Trappenhuis, entreedeuren met kozijn: 2 stuks. Zelfde werk, zonder steiger.
- Steiger voor- en achtergevel, geplaatst door een steigerbouwer: aparte post, drie weken.
- Overleg met het bestuur, bewonersbrief en opleverronde: aparte post in uren.
- Stelpost houtrot: 6 uur reparatie plus materiaal, verrekend op werkelijk gebruik.
- Niet inbegrepen: privédelen van eigenaren, glas, kitwerk tussen kozijn en gevel, vergunningen.
De bewonersbrief: zo houd je het werk rustig
Een VvE-klus doe je tussen bewoners die thuis zijn, werken en ramen open willen. Bied in je offerte aan dat jij een bewonersbrief opstelt die het bestuur verstuurt. Dat scheelt het bestuur werk en jou gedoe op de steiger. Een voorbeeld met verzonnen data:
"Beste bewoners, van maandag 7 tot en met vrijdag 25 juni schilderen wij de kozijnen en balkondeuren. Wij werken per gevel, de voorgevel eerst. Graag het balkon leeg op de dag dat wij bij u zijn, dat laten we twee dagen van tevoren weten. Is uw raam net geschilderd, laat het dan open staan tot wij zeggen dat het dicht mag. Bel of app [naam] op [telefoonnummer] als u vragen heeft."
Geldigheid, opvolgen en de ALV
Tussen je offerte en de ALV kunnen weken zitten. Een offerte in OffertAI is 30 dagen geldig vanaf het aanmaken, dat staat er als "Geldig t/m" op en verlengen kan niet. Is je offerte nog geldig, pas hem dan kort voor de vergadering aan: dat maakt een nieuwe versie die weer 30 dagen geldt. Is hij al verlopen, dupliceer hem dan (vanaf Pro) of maak een nieuwe offerte. Zo beslist het bestuur over een prijs die nog geldt.
Een VvE beslist in de ALV. Bel daarom niet elke week, maar plan je opvolging rond de vergadering. Bel een week ervoor of het bestuur nog vragen heeft, en de dag na de vergadering voor de uitslag.
Krijg je de opdracht, laat het akkoord dan komen van wie daarvoor bevoegd is. Moeten er twee bestuursleden tekenen, leg dan naast het online akkoord ook het besluit of de getekende opdracht vast. Krijg je hem niet, vraag dan of je mag weten waarop het besluit viel. Prijs, planning of de opbouw van je offerte: alle drie kun je de volgende keer verbeteren.
Heb je het werk goed opgeleverd, bied dan aan om mee te denken over het volgende onderdeel uit het MJOP. Een complex komt elke paar jaar terug voor onderhoud, en een tevreden bestuur hoeft dan niet opnieuw te zoeken.